A toborzási folyamat automatizálásának alapjai

A toborzási folyamat automatizálása nem technológiai kérdésként indul. Az első feladat annak feltérképezése, hogy a jelentkezéstől a munkába állásig milyen lépések követik egymást, ezekből melyik igényel emberi mérlegelést, és melyik az, amit ma is ugyanazon szabályok szerint, kézzel végez valaki.

Mit jelent az automatizálás a toborzásban?

Automatizálásnak azt nevezzük, amikor egy előre definiált szabály alapján a rendszer végzi el a műveletet emberi beavatkozás nélkül. Ide tartozik a jelentkezés befogadása és visszaigazolása, az adatok strukturált rögzítése, a státuszváltáshoz kötött értesítés, az emlékeztető küldése vagy a riport előállítása. Nem tartozik ide a jelölt alkalmasságának megítélése és a felvételi döntés.

Hol érdemes elkezdeni?

1. 1

   1. Jelentkezési pont rendbetétele

   Egyetlen, mobilon is kitölthető jelentkezési űrlap, kötelező mezőkkel. Ha az adat már a belépéskor strukturált, a folyamat többi része is automatizálható.

2. 2

   2. Azonnali visszajelzés

   A jelentkezés visszaigazolása és a következő lépés kommunikálása automatikusan menjen ki. A jelöltek jelentős része a csend miatt esik ki, nem az elutasítás miatt.

3. 3

   3. Központi jelöltnyilvántartás

   Minden jelentkezés egy helyen, azonos adatszerkezetben, státusszal. Ez váltja ki a párhuzamos táblázatokat és e-mail-fiókokat.

4. 4

   4. Státuszhoz kötött kommunikáció

   Interjúmeghívó, emlékeztető, hiánypótlás kérése, elutasító értesítés – ezek sablonizálhatók és eseményhez köthetők.

5. 5

   5. Riportolás

   Jelentkezésszám, kiesési pontok, átfutási idő. A riport akkor hasznos, ha automatikusan áll elő, mert így nem marad el.

Mit ne automatizáljon?

• A jelölt alkalmasságáról szóló végső döntést.
• Az elutasítás indoklását, ha az egyedi mérlegelésen alapul.
• A bérrel, szerződéssel kapcsolatos egyeztetést.
• Minden olyan lépést, amelynek szabályrendszere még nem letisztázott – a rossz folyamat automatizálva gyorsabban termel hibát.

Hogyan mérje az eredményt?

Az automatizálás értéke akkor igazolható, ha a bevezetés előtti állapotot is ismerjük. Érdemes néhány egyszerű mutatót rögzíteni már az induláskor, és ugyanazzal a módszertannal újramérni.

Összegzés

Az automatizálás akkor hoz eredményt, ha nem a meglévő káoszt gyorsítja fel, hanem előbb rendezi a folyamatot: egységes adatbekérés, egy helyen kezelt jelöltek, kiszámítható kommunikáció, mért működés. Az emberi kapacitás így a valódi döntésekre és a jelölttel folytatott beszélgetésre szabadul fel.

Gyakori kérdések

Kell hozzá külön HR-szoftver?

Nem feltétlenül. Kis és közepes szervezetnél gyakran elegendő egy jól felépített jelentkezési folyamat, központi nyilvántartás és néhány automatikus értesítés. A szoftverválasztás a folyamat tisztázása után következik.

Mennyi idő alatt vezethető be?

A jelentkezési pont és az automatikus visszajelzés jellemzően rövid idő alatt élesíthető, a teljes jelöltút rendszerbe szervezése ennél hosszabb, szakaszos munka.

Elveszik-e a személyes kapcsolat?

Ellenkezőleg: az adminisztráció kiváltásával több idő marad a jelölttel folytatott érdemi beszélgetésre, mert a rutinlépéseket nem embernek kell elvégeznie.